POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
IRON GOLF OPEN 2026
Última actualización: agosto de 2026
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Week Agencia S.A.S., en calidad de organizador de IRON GOLF Open 2026, será responsable del tratamiento de los datos personales recolectados con ocasión de la organización, promoción, inscripción, ejecución y actividades relacionadas con el evento.
Razón social: Week Agencia S.A.S.
NIT: 901546138-1
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Dirección: Carrera 9 #127c-60
Teléfono: 3008126437
Correo electrónico para asuntos de protección de datos: hello@weekagencia.com
Sitio web del evento: https://irongolfopen.com/
2. MARCO LEGAL
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se adopta de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las disposiciones incorporadas en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.
Su finalidad es establecer los criterios bajo los cuales Week Agencia S.A.S. recolecta, almacena, utiliza, circula, actualiza, transmite, transfiere y, cuando corresponda, elimina datos personales relacionados con IRON GOLF Open 2026.
3. ALCANCE
Esta política aplica a los datos personales de:
Participantes inscritos en IRON GOLF Open 2026.
Personas interesadas en participar en el torneo.
Acompañantes.
Patrocinadores y aliados.
Representantes de clubes de golf.
Proveedores.
Invitados.
Medios de comunicación.
Participantes en concursos y activaciones.
Personas que interactúen con el sitio web, redes sociales, WhatsApp u otros canales oficiales de IRON GOLF.
Personas que suministren sus datos en formularios físicos o digitales relacionados con el evento.
4. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER RECOLECTADOS
Dependiendo de la relación que el Titular mantenga con IRON GOLF, podrán recolectarse, entre otros:
Nombres y apellidos.
Documento de identificación.
Edad o fecha de nacimiento, cuando sea necesario.
Número de teléfono.
Correo electrónico.
Ciudad de residencia.
Información de contacto.
Información relacionada con la inscripción al torneo.
Nombre de la pareja de juego.
Hándicap.
Código o información de federación, cuando aplique.
Club al que pertenece el jugador.
Información suministrada voluntariamente para actividades de networking.
Registros de participación en concursos, premios o activaciones.
Fotografías.
Videos.
Voz.
Imagen.
Registros audiovisuales realizados durante el evento.
Información relacionada con solicitudes, peticiones, preguntas o conversaciones sostenidas a través de WhatsApp, correo electrónico, redes sociales o formularios.
Week Agencia S.A.S. procurará recolectar únicamente la información necesaria para las finalidades descritas en esta política.
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
A. Organización y ejecución del torneo
Gestionar la inscripción de participantes.
Confirmar pagos e inscripciones.
Identificar a los jugadores.
Organizar las parejas y grupos de salida.
Administrar información relacionada con hándicap y modalidad de competencia.
Elaborar listados de participantes.
Gestionar resultados, clasificaciones y premiaciones.
Coordinar aspectos logísticos y operativos del torneo.
Contactar a los participantes antes, durante y después del evento.
Informar cambios de horario, ubicación, programación, reglamento o logística.
B. Atención al participante
Responder dudas, solicitudes y consultas.
Prestar soporte relacionado con la inscripción.
Gestionar solicitudes realizadas mediante WhatsApp, correo electrónico, redes sociales o formularios.
Enviar información necesaria para la correcta participación en IRON GOLF.
C. Comunicaciones y marketing
Con autorización previa del Titular, Week Agencia S.A.S. podrá:
Enviar información sobre IRON GOLF.
Comunicar novedades del torneo.
Informar sobre futuras ediciones.
Enviar información sobre eventos, experiencias y actividades relacionadas con IRON GOLF.
Realizar campañas de remarketing o reactivación de personas interesadas.
Enviar promociones, beneficios o códigos de descuento.
Realizar encuestas de satisfacción.
Informar sobre patrocinadores, aliados, premios, experiencias y actividades del evento.
Estas comunicaciones podrán realizarse mediante correo electrónico, WhatsApp, mensajes de texto, llamadas, redes sociales u otros medios autorizados.
D. Networking
Cuando el participante suministre voluntariamente información destinada al componente de networking de IRON GOLF, esta podrá ser utilizada para:
Facilitar espacios de relacionamiento profesional.
Identificar intereses profesionales o empresariales.
Generar experiencias de conexión entre participantes.
Organizar actividades de networking relacionadas con el torneo.
Week Agencia S.A.S. no publicará información de contacto privada de un participante para fines de networking sin autorización.
E. Concursos, activaciones y premiaciones
Los datos podrán ser utilizados para:
Registrar la participación en concursos.
Verificar cumplimiento de requisitos.
Identificar ganadores.
Gestionar rifas y premios.
Contactar a ganadores.
Coordinar la entrega de premios.
Elaborar registros relacionados con activaciones desarrolladas por los patrocinadores.
Cuando una activación sea desarrollada directamente por un patrocinador y este pretenda recolectar datos para sus propias finalidades comerciales, deberá obtener la autorización correspondiente del Titular.
F. Registro audiovisual
Durante IRON GOLF Open 2026 podrán realizarse fotografías, grabaciones de video y registros audiovisuales del evento.
Estos registros podrán utilizarse para:
Documentar el evento.
Realizar cubrimiento en tiempo real.
Crear reels, fotografías, videos, piezas publicitarias y contenido digital.
Publicar resultados y momentos destacados.
Promocionar IRON GOLF.
Crear memorias del evento.
Promocionar futuras ediciones de IRON GOLF.
Difundir contenido a través de redes sociales, sitios web, medios digitales, prensa y piezas institucionales.
Cuando resulte legalmente necesario, se solicitará la correspondiente autorización para el uso de imagen y datos personales.
6. PATROCINADORES Y ALIADOS
IRON GOLF contará con patrocinadores, aliados, proveedores y terceros que podrán participar en diferentes momentos de la experiencia.
La condición de patrocinador del evento no implica, por sí misma, que Week Agencia S.A.S. entregue las bases de datos de participantes a dichas empresas.
Los datos personales únicamente podrán ser compartidos con patrocinadores para sus propias finalidades comerciales cuando:
El Titular haya sido informado de esta finalidad.
Se haya obtenido la correspondiente autorización cuando sea requerida.
Exista otra base jurídica válida para realizar el tratamiento.
Lo anterior no impide que proveedores, operadores o aliados actúen como Encargados del Tratamiento cuando necesiten utilizar determinada información exclusivamente para ejecutar actividades relacionadas con IRON GOLF.
7. PROVEEDORES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Week Agencia S.A.S. podrá utilizar proveedores tecnológicos, plataformas de inscripción, servicios de almacenamiento, herramientas de correo electrónico, servicios de mensajería, plataformas de comercio electrónico, procesadores de pagos, proveedores audiovisuales, agencias, personal logístico y otros terceros para ejecutar determinadas actividades.
Estos terceros podrán actuar como Encargados del Tratamiento y deberán manejar la información siguiendo las instrucciones de Week Agencia S.A.S. y las obligaciones legales aplicables.
8. PAGOS
Cuando la inscripción sea adquirida a través del sitio web de IRON GOLF, determinada información podrá ser procesada por plataformas de comercio electrónico y proveedores de servicios de pago.
Week Agencia S.A.S. procurará no almacenar directamente información financiera sensible como números completos de tarjetas de crédito o códigos de seguridad cuando dicha información sea procesada directamente por el proveedor de pagos.
La información relacionada con la transacción podrá conservarse para efectos de:
Confirmación de la inscripción.
Facturación.
Contabilidad.
Atención de solicitudes.
Cumplimiento de obligaciones legales.
9. DATOS SENSIBLES
Week Agencia S.A.S. evitará recolectar datos sensibles salvo cuando sean necesarios y exista autorización expresa o alguna de las excepciones previstas por la legislación.
Cuando se soliciten datos sensibles, el Titular será informado de que:
No está obligado a autorizar su tratamiento.
Se explicará previamente su finalidad.
Se solicitará autorización explícita cuando resulte necesaria.
10. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando sea necesario, respetando sus derechos prevalentes y las condiciones establecidas por la legislación colombiana.
Cuando corresponda, se solicitará autorización de sus padres o representantes legales.
11. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Week Agencia S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales cuando esta sea legalmente requerida.
La autorización podrá obtenerse mediante:
Formularios digitales.
Casillas de aceptación en el sitio web.
Formularios físicos.
Correos electrónicos.
Mensajes de datos.
Grabaciones.
Conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su autorización.
La autorización será conservada como evidencia del consentimiento.
12. DERECHOS DEL TITULAR
Los Titulares de datos personales tienen derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
Solicitar la supresión de sus datos cuando resulte procedente.
Revocar la autorización cuando resulte legalmente procedente.
Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el procedimiento correspondiente ante el Responsable del Tratamiento.
13. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
El Titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo electrónico:
hello@weekagencia.com
La solicitud deberá contener, como mínimo:
Nombre completo del Titular.
Documento o información que permita identificarlo.
Datos de contacto.
Descripción clara de la solicitud.
Documentos o información que considere pertinentes.
Week Agencia S.A.S. atenderá las consultas y reclamos dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana vigente.
Cuando la solicitud esté incompleta, podrá solicitarse al Titular la información adicional necesaria para atenderla.
14. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la eliminación de sus datos cuando considere que el tratamiento no respeta los principios, derechos y garantías establecidos en la legislación.
La solicitud no procederá cuando exista una obligación legal, contractual o legítima que exija conservar la información.
La revocatoria de autorizaciones relacionadas con comunicaciones comerciales no afectará necesariamente otros tratamientos que deban mantenerse para la ejecución del torneo, cumplimiento de obligaciones contractuales, contables o legales.
15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Week Agencia S.A.S. adoptará medidas administrativas, humanas y tecnológicas razonables para proteger los datos personales y prevenir:
Pérdida.
Uso indebido.
Acceso no autorizado.
Alteración.
Consulta indebida.
Divulgación no autorizada.
Fraude.
Sin perjuicio de lo anterior, ningún sistema de almacenamiento o transmisión electrónica puede garantizar seguridad absoluta.
16. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y posteriormente durante el período exigido por obligaciones legales, fiscales, contables, contractuales o administrativas.
Una vez desaparezca la necesidad de tratamiento y no exista obligación de conservación, los datos podrán ser eliminados, anonimizados o sometidos a procedimientos que impidan su asociación con el Titular.
17. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS
Week Agencia S.A.S. podrá realizar transmisiones o transferencias nacionales o internacionales de datos personales cuando sean necesarias para operar plataformas, servicios tecnológicos, comunicaciones o actividades relacionadas con IRON GOLF.
Cuando resulte aplicable, estas operaciones se realizarán observando los requisitos establecidos por la legislación colombiana en materia de protección de datos personales.
18. SITIO WEB, REDES SOCIALES Y CANALES DIGITALES
El sitio web irongolfopen.com, las redes sociales oficiales de IRON GOLF, WhatsApp y otros canales digitales podrán utilizarse para recolectar información de usuarios interesados o participantes.
El tratamiento de dicha información estará sujeto a esta política cuando Week Agencia S.A.S. actúe como Responsable del Tratamiento.
Las plataformas de terceros también podrán aplicar sus propias políticas de privacidad y condiciones de uso.
19. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
Week Agencia S.A.S. dará cumplimiento a las obligaciones relacionadas con el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD cuando, de acuerdo con la normatividad vigente y las características de la organización, resulte legalmente obligada a hacerlo.
20. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA
Week Agencia S.A.S. podrá modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales cuando existan cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o relacionados con la organización de IRON GOLF.
Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a través de los medios que se consideren adecuados.
La versión vigente estará disponible en:
21. VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación.
Las bases de datos administradas por Week Agencia S.A.S. relacionadas con IRON GOLF tendrán vigencia durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables.
WEEK AGENCIA S.A.S.
Organizador de IRON GOLF Open 2026
Bogotá D.C., Colombia
Contacto para protección de datos:
hello@weekagencia.com
Última actualización: agosto de 2026.